Dit is HORA 2.0, de nieuwe release van HORA per 1 november 2018. In deze versie zijn onder meer nieuwe architectuurconcepten opgenomen (zoals de applicatiefunctie) en zijn meer details opgenomen. De legacy-versie HORA 1.0 vindt u op hora1.surf.nl

De rol van enterprise-architectuur

Dit hoofdstuk beschrijft de rol van enterprise-architectuur in organisaties. Het start met een algemene beschrijving, waarna wordt ingegaan op de relatie met andere processen.

Enterprise-architectuur gaat over het vertalen van doelstellingen naar de inrichting van organisatie, processen en informatievoorziening. Het beschrijft de belangrijkste keuzes die gemaakt moeten worden en beschrijft deze in de vorm van (architectuur)principes, richtlijnen en modellen. Principes en richtlijnen zijn richtinggevende uitspraken die gebruikt kunnen worden als toetsinstrument voor veranderingen. Modellen beschrijven de huidige en gewenste inrichting van organisatie, processen en informatievoorziening vanuit allerlei perspectieven. Ze geven het inzicht in de samenhang van de informatie, de processen en de applicaties. Dit inzicht is nodig om veranderinitiatieven op een verantwoorde manier te kunnen kiezen en uitvoeren.

De waarde van enterprise-architectuur is:

  • Alignment – het ondersteunt de afstemming tussen strategie en operatie en tussen business en IT, zodat veranderingen in lijn zijn met strategie en doelstellingen [35].
  • Inzicht – het geeft inzicht in de huidige en gewenste inrichting en samenhang van de organisatie, processen en informatievoorziening.
  • Kwaliteit – het verbetert de kwaliteit van oplossingen, vereenvoudigt hun ontwikkeling en onderhoud en verlengt hun levensduur.

De enterprise-architectuur kan een belangrijke bijdrage leveren aan het bewaken van de kwaliteit van handelen van organisaties. Het is daarom belangrijk dat de enterprise-architectuurfunctie goed wordt ingericht. Dit betekent dat er rollen en verantwoordelijkheden moeten worden gedefinieerd, processen moeten worden ingericht en dat architectuurkennis expliciet wordt beheerd. Het is aan instellingen zelf om te bepalen hoe ver zij daar in gaan en of zij bijvoorbeeld de rol van enterprise-architect en solutionarchitect bij verschillende personen leggen. Enterprise-architectuur draagt de kennis aan die nodig is om verantwoorde keuzes te maken. Het is de rol van de solution- architectuur om binnen de context van een project tot een goed basisontwerp te komen. Het doel van beide vormen van architectuur is echter nadrukkelijk anders waardoor het verstandig is om de rollen ook expliciet van elkaar te scheiden. De enterprise-architect is nadrukkelijk verantwoordelijk voor het bewaken van de organisatiebrede samenhang. De solution-architect voor het realiseren van een kwalitatief hoogwaarde oplossing, binnen de beperkingen die aan een project zijn meegegeven.

Enterprise-architectuur maakt deel uit van de sturende processen en kan niet in isolatie worden beschouwd en ingericht. In het bijzonder heeft het sterke raakvlakken met strategie, beleid, governance, programma en projectportfoliomanagement en projectmanagement (zie Figuur 1). Vanuit strategie en beleid komen doelstellingen, beleidsuitgangspunten en een roadmap die aangeven wat de organisatie belangrijk vindt en welke grote veranderingen er moeten plaats vinden. Enterprise- architectuur vertaalt de doelstellingen en beleidsuitgangspunten naar architectuurprincipes, modellen en een roadmap die in meer detail aangeven wat de impact van strategie en beleid zijn. Dit proces kan parallel aan strategie en beleid plaatsvinden waardoor enterprise-architectuur met dit soort informatie, alsook met informatie over de huidige inrichting strategie en beleidsprocessen kan ondersteunen.

Ih hoofdstuk2 figuur1.png
Figuur 1 De relatie van enterprise-architectuur met andere processen (ook beschikbaar in PDF)

Uiteindelijk leiden zowel strategie en beleid als architectuur tot voorgestelde veranderingen in de vorm van een roadmap. Deze roadmap is verdiept tot op het niveau van voorstellen voor programma’s en projecten. Het is aan de programma en projectportfoliomanagement functie om de uiteindelijke prioriteiten te bepalen, programma’s en projecten op te starten en te bewaken. De principes en modellen in de enterprise-architectuur kunnen portfoliomangement ondersteunen, doordat ze als toetscriterium gebruikt kunnen worden om te bepalen of projecten passen bij de doelstellingen van de organisatie.

Enterprise-architectuur geeft vervolgens vooral richting aan projecten en de ontwerpkeuzen die daarin gemaakt worden. Dit betekent dat het op verschillende momenten in projecten betrokkenheid heeft. Figuur 2 geeft een overzicht van de verschillende fasen in een project zoals gedefinieerd in PRINCE2 en de rol die architectuur in deze fasen speelt. Al in een vroeg stadium kan enterprise-architectuur helpen bij de afbakening van projecten, bijvoorbeeld door deze afbakening uit te drukken in termen van de modellen in de architectuur. In de initiatiefase wordt er typisch een document opgesteld waarin afspraken worden gemaakt tussen de architectuurfunctie en het project over de impact van de enterprise-architectuur op het project. Een dergelijk document heet ook wel een Project Start Architectuur (PSA). Verder in de projectfasering worden er informele en formele toetsingen (reviews) uitgevoerd op belangrijke projectdocumenten op basis van deze kaders. Vanuit de enterprise-architectuurfunctie kunnen er ook belangrijke issues en afwijkingen worden geconstateerd die door de projectstuurgroep dienen te worden behandeld. Ook aan het eind van een project zou enterprise-architectuur betrokken moeten zijn om te bepalen of er nog openstaande issues zijn die moeten worden belegd.

Ih hoofdstuk2 figuur2.png
Figuur 2 De rol van enterprise-architectuur in projecten (ook beschikbaar in PDF)

Enterprise-architectuur kan alleen een sturende rol vervullen als dit geformaliseerd is in de enterprise governance. Dit betekent dat taken en verantwoordelijkheden van een ieder helder dienen te zijn (governancestructuur), alsook dat de algemene besturingsfilosofie (governanceprincipes) helder is. Enterprise governance gaat over de algemene besturing van de organisatie. Voor IT is er veelal een specifieke vorm van governance ingericht (IT-governance). Aangezien enterprise-architectuur veel impact op IT heeft is het belangrijk dat het in ieder geval in de IT-governance is geborgd. In veel gevallen zijn er voor IT-governance specifieke boards ingericht, zoals een algemene IT-governance board waar de besluiten worden genomen en daaraan rapporterende boards waarin meer inhoudelijke onderwerpen worden besproken. Enterprise-architectuur kan geborgd worden met behulp van dit soort bestaande structuren; het is niet nodig specifieke boards in te richten voor enterprise-architectuur.

Adviezen rondom de inrichting van enterprise-architectuur bij hoger onderwijsinstellingen:

  • Leg de nadruk op het komen tot een integrale informatievoorziening en het op orde brengen van de gegevenshuishouding
  • Zorg dat de organisatie projectmatig werkt
  • Zorg dat architecten in een vroegtijdig stadium betrokken zijn bij veranderinitiatieven
  • Richt een architectuurreviewproces in
  • Zorg voor voldoende architectuurcapaciteit
  • Begroot solution architectuur capaciteit mee in projectbegroting
  • Zorg dat er een inhoudelijk adviserend gremium is die adviseert over architectuur-gerelateerde vraagstukken
  • Zorg dat er een escalatiepad is naar een projectoverstijgend niveau (kan CvB zijn)